Само една идея, която аз лично я прилагам винаги и навсякъде:

Когато се създава някакъв файл, който в бъдеще ще бъде променян или развиван, винаги най-отзад на името добавям и версията на файла. Например в твоя случай - Пчеларски бележник v01.xls. Следващия път, когато файла се промени, версията става v02, v03 и т.н. По този начин се избягва объркването както в твоя компютър, така и по компютрите на колегите, които ползват твоя файл.

Предлагам за в бъдеще тази концепция да бъде възприета от всички, за да можем лесно да споделяме файлове, а техния автор да се грижи за това последната версия лесно да бъде разпозната от предишните.